Otel toplantıları ve etkinlikleri, otelinizin gelirini arttırmanın ve profesyonellerin ve iş seyahati yapanların ilgisini çekmenin mükemmel bir yoludur. Otelinizde bir toplantı alanı olması, otel genelinde ekstra rezervasyonlar yapılmasına olanak sağlayacak olan bir dizi farklı amaca ve misafire hitap etmenizi sağlar. Toplantılar ve konferanslar ile ilgi çekmek, otelin şöhretini oluşturmak ve potansiyel olarak değerli ve uzun vadeli bir ilişki sergilemek için mükemmel bir fırsattır.
Otel toplantıları iş hacmini ve geliri nasıl en üst düzeye çıkarır?
1- Çeşitlilik İlişkilerine Odaklanın
Toplantılar büyük, küçük veya çeşitli şekillerde olabilir. Otelinizin birçok farklı etkinliğe hitap edebilecek bir işlev alanıdır. Örneğin, geniş katılımlı yemekler, sergiler, konferanslar ve zirveler düzenleyebilirsiniz. Eğer daha büyük bir otel iseniz, bir spor komitesi, takımı gibi belirli grupları ağırlamak için de ayrıcalıklı teklifler verebilirsiniz.
Organizasyon gerçekleşirken, toplantıyı veya konferansı planlayanları ileriki zamanlarda düzenleyecekleri toplantılar, üç ayda bir veya yılda bir düzenlenen düzenli etkinlikler, toplantılar için ikna etmeye odaklanın. Bu şekilde oda satışları ve gelir garantisini almış olabilir ve iş finansmanınızı daha iyi yönetebilirsiniz.
2- Harika Bir Deneyim Sunun
Her şey sorunsuz devam ediyorsa, insanların toplantılarını sizinle tekrar düzenlemeleri olasılığı daha fazladır. Etkinliği düzenleyenler, yalnızca düzenledikleri toplantıya ev sahipliği yapmak ve odaları ayırmak için tesisinizi seçmekten başka diğer işlere zaman bulamazlar. Katılımcılar, oturma düzeni, ikram, kilit konuşmacılar, gündem planlama vb. kendi yapacakları işlere odaklanırlar. Etkinliği düzenleyenlerin üzerindeki yükü alıp işlerini kolaylaştırır ve onlara sorunsuz bir rezervasyon ve hizmet deneyimi sunarsanız otelinizi çok daha fazla takdir edeceklerdir.
Etkinliği düzenleyenlerin genellikle etkinliğe yaklaşan zamanda çalışıyor olduklarını ve genellikle işleri son dakikaya bıraktıklarını unutmamalısınız. Hiçbir şey onları gecikmeli bir iletişimden daha fazla rahatsız etmeyecektir. Herhangi bir soru veya isteği olabildiğince kısa sürede yanıtlamanız şarttır. Harika bir deneyim sunduğunuzda etkinliği planlayanların tekrar sizi tercih etme ihtimalini de arttırırsınız.
3- Esnek Bir Çalışma Prosedürü Oluşturun
Etkinlik boyunca veya etkinlik sonrasında sorunlar yaşanabilir veya farklı istekler gündeme gelebilir. Bu istek ve sorunlara hızlıca geri dönüş kabiliyeti kazanmak için etkinliği düzenleyen kişilerle etkinlik sonrasında ilgilenebilecek organizasyon grubundan sorumlu bir yetkili kişi atayın. Bu hızlı geri dönüşler ve istekleri hızlıca yerine getirebilme özelliğinizden dolayı müşteri memnuniyetinizi artırabilir ve otelinize daha fazla gelir sağlayabilirsiniz.
4- Uzun Vadeli Planları Yerine Getirin
Toplantılar ve etkinlikler gelir yönetiminizi olduğundan daha fazla karmaşık hale getirir, bu nedenle geleceğe bakmaya hazır gelir stratejileri edinmeniz önemlidir.
Kurumsal işletmelerin etkinlik bölümlerine düzenli olarak ziyaretler gerçekleştirin. Uzun vadede sürdürülebilir şekilde kendinizi şirketlere görünür kılın. Dijital pazarlama kanalları ile etkinlik düzenleyen ilgili şirket birim yöneticilerine reklam çalışmaları yapın. Aynı zamanda daha önceden otelinizde etkinlik yapmış şirketlere ziyarette bulunun ve otelinizde organizasyon yapabilecek şirketler ile iletişime geçin.
Otelin bütünlüğünü korumak için bütüncül bir yaklaşım gereklidir. Yeterli raporlama ve analiz yaptıktan sonra, talebi ve alacağınız sonuçları doğru bir şekilde tahmin edebilmeniz gerekir; böylece kendinize düzenlemeler yapabilme imkânı yaratmış olursunuz.
5- Web Sitenizin İçeriğini Optimize Edin
Son ipucu, etkinlikler için çekici bir yer olarak otelinizi vurgulamaktır. Web sitenizde veya bloğunuzda toplantı veya konferans organizasyonları yapabildiğinizi, sunduğunuz faydaları, bilgilerinizi vb. paylaşarak hedef kitlenize ulaşın.
Toplantı veya organizasyonu düzenleyen kişiler, katılımcıların toplantı ötesinde de ilgilenecekleri ve gitmekten heyecanlanacakları bir yere götürmek istiyorlar. Farklı gruplara ve konferanslara hitap ettiğinizi gösteren referanslarınızı yayınlayın. Etkinlik pazarlamasında otelinizi toplantılar ve organizasyonlar için ideal bir yer olarak tanıtın ve kişilerin ilgisini çekecek içerikler oluşturun.
Yazar: Osman Yeşilbaş
